Care sunt beneficiile serviciului de arhivare? In ultimul timp, tot mai multe companii din Romania aleg sa externalizeze partea de arhivare a documentelor catre o firma specializata. Cu toate acestea, parerile continua sa fie impartite in ceea ce priveste natura benefica a acestui serviciu. Explicatia este una simpla: lipsa informatiei, dar si numarul redus de firme care ofera servicii de management al documentelor de inalta calitate. Atunci cand alegi sa colaborezi cu o firma specializata in domeniu, urmareste ca aceasta sa vina cu o solutie si nu doar cu un simplu serviciu. Este nevoie de o cercetarea a pietei pentru a identifica acea echipa cu care merita sa colaborezi. Insa pana sa ajungi acolo, o trecere in revista a catorva dintre beneficiile arhivarii ar fi de bun augur. Iata trei avantaje ale acestui serviciu:

Reducerea costurilor

Regula lui Pareto, cunoscuta si ca regula 80/20 ne spune ca putem obtine avantajul maximal cu minimum de resurse. Cum se aplica aceasta regula in cazul arhivarii? Foarte simplu. Este mult mai intelept sa externalizezi serviciul de arhivare fizica si electronica decat sa incerci sa o construiesti chiar tu, intern. E drept ca rezultate pot fi aceleasi in final, insa cheltuielile cu siguranta, nu.  Lasa profesionistii sa se ocupe de arhivarea documentelor, iar echipa ta se va putea concentra pe cresterea business-ului.

Majoritatea antreprenorilor, si nu numai, cauta tot felul de solutii pentru a reduce sau chiar a elimina cu totul anumite cheltuieli. Atat arhivarea electronica, cat si cea fizica, pot fi o solutie in acest sens. Pentru stocarea documentelor este nevoie de un spatiu special amenajat in acest scop. Legea prevede anumite conditii de pastrare pentru o buna pastrare a arhivei.

Odata ce te-ai horatat sa apelezi la o firma ce iti poate oferi serviciul de arhivare electronica, costurile companiei tale vor fi substantial reduse. Legea te obliga insa sa pastrezi o parte din arhiva fizica o anumita perioada, desi este scanata, in functie de importanta documentelor. In lipsa spatiului, solutia este de a da documentele spre pastrare catre un centru autorizat. De cele mai multe ori chiar firma care ti-a oferit serviciul de arhivare. Respectarea ciclului de viata al documentelor fizice/ electronice si distrugerea acestora cand a expirat perioada de pastrare, reduce atat costurile de depozitare, cat si de mentenanta.

Eficientizarea fluxului de lucru

Arhivarea documentelor nu inseamna doar impachetarea acestora in dosare si cutii. Acesta este doar unul dintre pasii unui proces de arhivare fizica, alaturi de sortare, fondare, ordonare si selectionare. La baza acestor procedee sta nomenclatorul arhivistic, care stabileste tipul documentelor si termenul de pastrare a acestora. In cazul arhivarii electronice, identificarea documentului necesar se face la fel de rapid, de data aceasta utilizand indecsi.

Fie ca alegeti sa externalizati acest serviciu sau sa faceti o arhivare interna, aceasta va avea un impact major asupra modului de lucru. Informatia trebuie accesata rapid si usor, tinand insa cont de toate masurile de siguranta. Angajatii trebuie sa aiba posibilitatea de a raspunde cu usurinta tuturor cerintelor clientilor, iar sarcinile interne pot fi delimitate si urmarite mai facil.

Siguranta informatiei

Securitatea apare tot mai mult ca prim ingredient in orice domeniu de activitate. Un bun sistem de securitate al arhivei trebuie sa asigure confidentialitate, disponibilitate si integrare a informatiei. Fiecare activitate este guvernata de riscuri si amenintari. Un bun management al documentelor asigura insa securitatea datelor si a fluxurilor de informatii.

Pentru arhiva fizica, o buna metoda de securitate este predarea acesteia catre un depozit autorizat de arhiva, care respecta toate standardele de pastrare a informatiei. Prin evolutia constanta a tehnologiei, arhiva electronica poate fi stocata in diverse forme: cloud, big data, server etc. Personalul este resursa cea mai importanta, dar care genereaza cele mai multe evenimente de securitate. Pentru a preveni astfel de incidente, accesul fiecaruia este limitat doar la informatiile care il ajuta in munca sa.

Asadar, cand alegeti sa puneti accent pe arhiva organizatiei dumneavoastra si intelegeti toate beneficiile pe care vi le aduce, trebuie sa luati in considerare cele 3 aspecte prezentate anterior.